没有最快只有更快 Office提速技巧三则

使用更快捷的方法为文档插入目录

　　在先前版本的Office中，每次插入目录时，需要先在一个对话框中进行设置，然后才可以将目录插入到文档中。新版Office中操作会简单很多，它能代替用户完成其中的大部分工作，这就使得插入目录的操作变得更容易。操作方法如下：

　　1.将光标定位在要插入目录的位置。

　　2.切换到“引用”选项卡，并在“目录”组中单击【目录】按钮，打开“目录库”。

　　3.“目录库”以可视化方式向用户展示了各种目录的编排方式和显示效果，用户只需选择其中一个满意的目录形式，就可以立即完成目录的插入操作。

　　将文档共享给没有安装微软Office的用户

　　微软Office已经能够支持直接生成PDF文件格式，PDF是一种国际通用的文档格式，现在已经有很多可免费下载和使用的PDF文档阅读程序(如Foxit PDF Reader)。要将Word 2007文档以丝毫不变的风格发送给那些没有安装Microsoft Office程序的用户浏览，只要将该文档转换为PDF文件格式进行保存将是一个不错的选择。操作方法如下：

　　1.在Word中打开要发布的文档。

　　2.在Word 2007主窗口的左上角，单击【Office按钮】，然后从下拉菜单中执行【另存为】——>【PDF或XPS】命令，打开“发布为PDF或XPS”对话框。

　　3.为新的PDF文件指定保存路径和文件名，并单击【发布】按钮，即可完成从Word文档到PDF文档的转换操作。

　　快速访问自己最常用的功能

　　Office2007已经通过“功能区”这种全新的用户界面组织方式，将先前深埋于菜单中的功能上浮至各个选项卡中。同时，Word 2007也为用户提供了一种构造个性化工具箱的机会，你可以将自己最常用的功能添加到工具箱中，以便一次单击即可执行想要的命令，这个工具箱就是“快速访问工具栏”。操作方法如下：

　　1.回想一下，当自己在平时打开和编辑某个文档时，哪些功能是最常用而且需要超过一次单击操作才能使用到的？通过在“功能区”中切换选项卡或者浏览“Office按钮”菜单，找到这个功能。

　　2.在该功能上单击鼠标右键，并从快捷菜单中执行【添加到快速访问工具栏】命令，该功能就会出现在“快速访问工具栏”中。

　　3.要是觉得“快速访问工具栏”的默认位置每次点击不大方便，可以右键单击它，并从快捷菜单中执行【在功能区下方显示快速访问工具栏】命令。这样，“快速访问工具栏”就会自动显示在“功能区”下方的位置。